إشعار الخصوصية: الملخّص اليومي للفريق

ما هو الملخّص

إذا كنت تدير أشخاصًا في مؤسسة تستخدم Callens، فقد يرسل إليك Callens ملخّصًا يوميًا عن فريقك. يُرسَل مرة واحدة في اليوم على الأكثر عن كل مؤسسة تدير فيها أشخاصًا، في صباح المنطقة الزمنية لتلك المؤسسة، وفي الأيام التي حدث فيها شيء فقط. وفي اليوم الذي لا جديد فيه لا تُرسَل أي رسالة.

مَن يستلمه

نرسله إلى عضو في مؤسسة عميلة يكون دوره في تلك المؤسسة مالكًا أو مسؤولًا أو مديرًا. ولا يُرسَل إلى الأعضاء أصحاب الأدوار الأخرى. ويتحدّد ذلك بحسب عضويتك في تلك المؤسسة، فإذا كنت تدير أشخاصًا في مؤسستين فقد تصلك رسالة عن كل واحدة منهما.

ولا نرسله إلى موظفي Callens، ولا إلى العناوين على نطاقات الاختبار المحجوزة، ولا إلى مَن أوقفه.

نشاط مَن يغطّيه

تتناول الرسالة الموظفين الذين يُسمح لك برؤيتهم في Callens:

• يستلم المالك أو المسؤول أحداثًا عن الموظفين في جميع الأقسام.
• يستلم المدير الأحداث المسجّلة على الأقسام التي مُنح صلاحية الوصول إليها. والحدث يتبع قسم المكالمة أو خطة التدريب التي يتعلّق بها، ولذلك قد يُبلَّغ مدير بحدث عن موظف من قسم آخر تولّى مكالمة مسجّلة على قسمه.
• لا يستلم أحد حدثًا عن سجلّه هو كموظف.

ما الذي يتضمّنه

قد تتضمّن الرسالة عن كل موظف:

• اسم الموظف كما يظهر في Callens؛
• أعدادًا وأرقامًا: عدد المكالمات التي فيها خطر جدّي؛ وعدد المكالمات التي بدا فيها العميل غير راضٍ بشدّة؛ ومتوسّطين لرضا العملاء (الأيام السبعة الأخيرة، والفترة التي قبلها) مع عدد المكالمات التي حُسبا منها؛ وعدد الوعود للعملاء التي ما زالت مفتوحة بعد سبعة أيام؛ وعدد أهداف خطة التدريب التي تحقّقت؛
• تواريخ المكالمات المعنيّة وأوقاتها، وتاريخ انتهاء خطة التدريب؛
• وسمين حين ينطبقان: «خطر عالي» و«مخالفة للسياسة»؛
• روابط تفتح المكالمة أو القائمة أو الخطة المعنيّة في Callens. وفتحها يتطلّب تسجيل الدخول، ولا يعرض إلا ما يسمح به دورك أصلًا.

ما الذي لا يتضمّنه أبدًا

لا يتضمّن الملخّص اسم عميل أو رقم هاتفه، ولا أي شيء قيل في مكالمة، ولا نصّ المكالمة، ولا ملخّص مكالمة، ولا نصّ وعد، ولا عنوان ملاحظة، ولا عنوان خطة تدريب أو محورها.

وكل عدد ومتوسّط في رسالتك يُحسب من المكالمات التي يُسمح لك أنت بفتحها فقط.

وأرقام الخطر والسياسة والرضا تقديرات تُنتَج آليًا من تحليل كل مكالمة، وليست أحكامًا أصدرها شخص.

ويغطّي أحداث الأيام الثلاثة الأخيرة فقط، ولا يتضمّن أبدًا ما حدث قبل أن تصبح مؤهّلًا لاستلامه.

متى يبدأ

لا يذكر الملخّص لكل شخص إلا ما يحدث بعد آخر اللحظات التالية. والأحداث الأسبق لا تُرسَل بعد ذلك أبدًا.

• بعد يوم واحد من انضمامك إلى المؤسسة؛
• لحظة تشغيل Callens للملخّص؛
• لحظة آخر إلغاء لكتم ملخّص مؤسستك؛
• لحظة آخر مرة أعدت فيها تشغيل الملخّص بنفسك.

كيف توقفه

هناك ثلاث طرق، وكل واحدة منها توقف الملخّص اليومي للفريق في كل مؤسسة تنتمي إليها.

• الرابط في الرسالة. ينتهي كل ملخّص بالرابط «وقّف الإيميلات دي». فتح هذا الرابط لا يغيّر شيئًا؛ فالصفحة تطلب منك التأكيد، والتأكيد هو ما يوقف الملخّص.
• زرّ «إلغاء الاشتراك» في تطبيق البريد نفسه، حين يعرضه. وهذا يوقف الملخّص فورًا، دون صفحة التأكيد.
• إعدادات حسابك. في الإعدادات ← الحساب مفتاح «إيميل الفريق اليومي»، ويظهر حين تكون مديرًا لأشخاص في المؤسسة المفتوحة أمامك.

ما الذي يترتّب على إيقافه

إيقاف الملخّص لا يغيّر بقية رسائل Callens. فالنصائح والتذكيرات، والرسائل التي يرسلها سير العمل في مؤسستك، لكلٍّ منها مفتاحه في الصفحة نفسها. أما الدعوات وإعادة تعيين كلمة المرور والتنبيهات التي أعددتها فلا تتأثّر.

وإذا أعدت تشغيل الملخّص فإنه يبدأ من تلك اللحظة. وما حدث أثناء إيقافه لا يُرسَل إليك لاحقًا.

متى يوقفه Callens مؤقتًا

يستطيع Callens أن يوقف الملخّص مؤقتًا («كتم») لمؤسسة عميلة كاملة، وأن يطفئه لجميع المؤسسات. وما دام الإيقاف قائمًا لا يُرسَل شيء. وحين يُرفع الإيقاف يبدأ الإرسال من تلك اللحظة: فالأحداث السابقة له، ومنها ما كان ينتظر الإرسال حين بدأ الإيقاف، لا تُرسَل.

ولا يستطيع مالك المؤسسة أن يطفئ الملخّص لمؤسسته كلها من داخل التطبيق، لكنه يستطيع أن يطلب من Callens كتمه.

ما الذي نسجّله عن هذه الرسائل

يسجّل Callens ما يلي عن كل ملخّص:

• الرسالة نفسها. نحتفظ بمحتوى كل ملخّص نرسله مدة 90 يومًا، لنتمكّن من معرفة ما أُرسل إذا سألت. وبعد 90 يومًا يُحذف المحتوى. ويبقى سجلّ بأن ملخّصًا أُرسل إليك في ذلك التاريخ، مع سطر الموضوع (اسم مؤسستك والأعداد، ولا يرد فيه اسم موظف أبدًا) وحالته وأعداده والأجزاء التي اتّبعت روابطها. وتُحذف كذلك بعد 90 يومًا سجلّات الأحداث التي بُني منها الملخّص.
• الروابط التي تتبعها. إذا اتّبعت رابطًا إلى مكالمة أو قائمة أو خطة، نسجّل أن رابطًا في ذلك الجزء من الرسالة قد اتُّبع، مرة واحدة لكل جزء (مثل «خطر جدّي» أو «التدريب»)، مع الوقت. وتمرّ هذه الروابط عبر Callens لهذا الغرض، أما رابطا «إعدادات الإيميل» و«وقّف الإيميلات دي» فلا يمرّان.
• هل استخدمت Callens بعدها. نستطيع أن نرى هل استخدمت Callens في تلك المؤسسة خلال 48 ساعة من إرسال الملخّص. ويُقرأ ذلك من السجلّ اليومي لاستخدام التطبيق الذي يحتفظ به Callens للأعضاء المسجّلين دخولهم، ولا يُجمع شيء إضافي من أجله.
• اختيارك. ما دام الملخّص موقوفًا نسجّل متى أوقفته وكيف (الرابط، أو زرّ إلغاء الاشتراك في تطبيق البريد، أو إعداداتك). وإذا أعدت تشغيله حلّ محلّ ذلك وقتُ إعادة التشغيل.

حدّ لتنظيف الـ 90 يومًا

يجري التنظيف لكل مؤسسة لها حساب لدى Callens، ومنها المؤسسة الموقوفة أو التي انتهى اشتراكها.

أما إذا حُذف حساب المؤسسة فلا يجري لها التنظيف بعد ذلك: فلا تُزال ملخّصاتها المخزّنة ولا سجلّات أحداثها بعد 90 يومًا، بل تبقى إلى أن يزيل Callens بيانات تلك المؤسسة، وهذا لا يجري وفق جدول آلي. فإذا كان ذلك ينطبق عليك فتواصل معنا لتطلب إزالتها.

كيف تصلك الرسالة

يسلّم الملخّصَ مزوّدُ خدمة لتسليم البريد يعمل لحساب Callens. ولتسليمه يعالج ذلك المزوّد عنوان بريدك ومحتوى الرسالة. ويسجّل Callens هل قبِل المزوّد الرسالة للتسليم.

ويمكن ضبط مزوّد التسليم ليسجّل هل فُتحت الرسالة وأيّ الروابط فيها اتُّبع. وهذان الإعدادان مُطفآن للنطاق الذي يرسل منه Callens الملخّص، فلا يسجّل المزوّد هل فتحت الرسالة ولا هل اتّبعت رابطًا فيها. والسجلّ الوحيد لرابط اتُّبع هو ما يحتفظ به Callens نفسه، كما ورد أعلاه.

مَن في Callens يستطيع رؤيته

يستطيع مسؤولو منصّة Callens أن يروا، لكل مؤسسة عميلة، مَن من المالكين والمسؤولين والمديرين سيستلم ملخّصًا وما الذي سيرد فيه (أسماء الموظفين والأرقام المذكورة أعلاه)، والملخّصات التي أُرسلت، وهل اتُّبع رابط. ويستطيع المسؤول كذلك أن يرسل إلى عنوانه هو معاينة لملخّص شخص بعينه؛ وهذه المعاينة لا تُرسَل إلى ذلك الشخص أبدًا، ولا يمكنها إلغاء اشتراكه.

ولا يستطيعون عبر الملخّص رؤية أي شيء قيل في مكالمة، لأن الملخّص لا يتضمّنه أصلًا. وحين يكتم مسؤول من Callens ملخّص مؤسسة أو يلغي كتمه، يُكتب هذا الإجراء في سجلّ التدقيق الخاص بتلك المؤسسة.